Gestire efficacemente il ciclo di vita dei siti SharePoint è fondamentale per le aziende moderne.
Gestire il ciclo di vita dei siti all’interno di SharePoint rappresenta una sfida di governance non indifferente per le organizzazioni moderne. SharePoint è una piattaforma estremamente potente per la collaborazione e la gestione dei contenuti, ma la sua crescita esponenziale può trasformarsi in un’arma a doppio taglio se non controllata adeguatamente. Di conseguenza, l’implementazione di un piano di governance diventa un aspetto cruciale, in particolare ora che sempre più compagnie stanno implementando Microsoft 365 Copilot, rendendo la pulizia dei dati superflui ancora più importante.
Il management del ciclo di vita del sito negli strumenti di SharePoint Advanced Management offre alle organizzazioni la possibilità di monitorare con facilità l’attività dei siti e di informare i proprietari dei siti stessi quando questi risultano inattivi, fornendo le direttive appropriate per gestire i contenuti.
Per avvalersi del management del ciclo di vita del sito, è necessario configurare una politica per i siti inattivi. Questo permette di stabilire regole chiare su quando un sito viene considerato inattivo, quali siti includere nella politica e quali escludere manualmente.
Le politiche possono essere personalizzate per targettizzare siti basati su modalità specifiche di creazione e tipologia, come i siti connessi a gruppi o i siti di comunicazione, permettendo agli amministratori di applicare regole differenti a seconda dell’uso del sito. Alcuni siti, per esempio i classici, possono essere soggetti a politiche più severe che li rendono inattivi in tempi più brevi.
Gli amministratori, inoltre, possono utilizzare queste politiche per interessare solo i siti creati dagli utenti e escludere quelli generati dall’admin center di SharePoint o tramite PowerShell. Questo si traduce in un maggior controllo e una gestione più granulare del ciclo di vita dei siti.
Una volta configurata la politica, i proprietari dei siti riceveranno notifiche via email che li solleciteranno a certificare l’attività del sito o li informeranno sulle procedure per eliminarlo.
Gli amministratori hanno accesso a un report in formato CSV dei siti inattivi attraverso il portale, che può essere utilizzato per intraprendere ulteriori azioni, come l’eliminazione dei siti o l’invio di ulteriori messaggi ai proprietari dei siti.
SharePoint Advanced Management si rivela uno strumento efficace per la gestione dei cicli di vita dei siti, attraverso politiche che consentono di rintracciare facilmente siti inattivi, informare i proprietari e prendere le misure appropriate per la gestione dei contenuti. L’utilizzo di tali politiche aiuta le organizzazioni a garantire che l’ambiente SharePoint rimanga aggiornato e pulito, migliorando l’efficienza e la produttività complessiva.
Per una panoramica dettagliata delle politiche di gestione del ciclo di vita del sito e di tutto ciò che SharePoint Advanced Management offre, è possibile consultare le risorse fornite da Microsoft attraverso i seguenti link: Gestire le politiche di ciclo di vita del sito in Microsoft 365 | Microsoft Learn e Panoramica di Microsoft Syntex – SharePoint Advanced Management in Microsoft 365 | Microsoft Learn.