Scopri come Power Automate può rendere efficiente la gestione dei cicli di vita dei progetti su Project Online, anche dopo il ritiro dei SharePoint 2013 Workflows.
Gestire il ciclo di vita dei progetti con efficienza rappresenta una sfida costante per le organizzazioni che operano in un contesto dinamico e in continua evoluzione. Il software Microsoft Project Online ha fornito uno strumento efficace per pianificare, seguire e gestire progetti complessi. Tuttavia, il recente annunciato ritiro dei SharePoint 2013 Workflows, largamente usati in SharePoint e Project Online, e del SharePoint Designer 2013, ha sollevato la necessità di passare a strumenti alternativi.
La piattaforma Microsoft offre una risposta adeguata a questa esigenza tramite Power Automate: uno strumento che consente di creare workflow automatizzati, intuitivi e avanzati per una vasta gamma di applicazioni, inclusi i progetti gestiti con Project Online.
Avviando un workflow in Power Automate si possono utilizzare trigger specifici per Project Creation e Project Publishing, consentendo di raccogliere informazioni di progetto e di gestirne il ciclo vitale attraverso le varie fasi, dalla proposta alla recensione e conclusione.
Un particolare focus va dato all’impiego di variabili inizializzate, che facilitano l’attuazione di workflow e l’aggiornamento delle informazioni in tempo reale. Per esempio, si può monitorare se un workflow sia completato attraverso variabili booleane, come IsWorkflowCompleted, che vengono controllate in sezioni del flusso chiamate “Do Until”.
Una volta avviato il processo, si possono utilizzare SharePoint REST Calls per ottenere dettagli come il tipo di progetto aziendale (EPT – Enterprise Project Type) e parametri aggiuntivi che consentono di indirizzare il progetto attraverso il percorso di workflow desiderato,
Per la gestione e il tracciamento dello stato del workflow, le liste SharePoint WorkflowStatus rappresentano un approccio pratico ed efficiente, in alternativa si potrebbe considerare l’uso di Dataverse per una maggiore facilità di manipolazione al di fuori del workflow stesso.
Considerando l’automazione delle approvazioni, Power Automate offre l’azione “Start and wait for approval”, che permette di inviare richieste di approvazione e attendere risposte all’interno del flusso, rendendo così la gestione delle fasi di revisione e approvazione del tutto trasparente e tracciabile.
Infine, la personalizzazione delle tabelle HTML permette di formattare elegantemente le risposte all’interno delle liste di status, offrendo una visione chiara del progresso attraverso i diversi stadi, compresi quelli che potrebbero richiedere una revisione prima dell’approvazione finale.
Questo approccio al workflow è solo uno degli esempi su come Power Automate possa superare i limiti precedentemente incontrati con Project Online, aprendo la strada a nuove possibilità di automazione e gestione proattiva dei cicli di vita dei progetti.