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Integrazione di Copilot in Microsoft 365 per ottimizzare i flussi di lavoro

Scopri come Copilot, l’assistente AI di Microsoft 365, può semplificare e migliorare i tuoi processi di lavoro.

Nel panorama odierno della collaborazione potenziata dall’intelligenza artificiale, Copilot si configura come uno strumento prezioso per raggiungere i risultati desiderati. Che tu sia un utente esperto o alle prime armi, è cruciale capire come interagire efficacemente con Copilot per sfruttare al meglio le sue potenzialità.

Per iniziare, è fondamentale riconoscere gli elementi chiave che guidano l’uso di Copilot all’interno di Microsoft 365:

1. Scopo e contesto: Come può aiutarti Copilot?

Prima di interagire con Copilot, chiarisci il tuo obiettivo. Hai bisogno di assistenza nella redazione di documenti, nella creazione di presentazioni o nell’analisi dei dati? Definire chiaramente il tuo scopo guiderà le tue interazioni e ottimizzerà i risultati.

2. Stakeholder: Chi è coinvolto?

Identifica i giocatori chiave della tua squadra. Collabori con un team, clienti o stakeholder? Riconosci i loro ruoli e aspettative. Copilot modulerà le sue risposte in base al contesto fornito, migliorando la collaborazione.

3. Aspettative: Come può Copilot soddisfare le tue esigenze?

Delimita chiaramente le tue aspettative. Specifica il livello di dettaglio, il tono e il formato desiderati. Copilot è in grado di generare contenuti di qualità, ma sarà il tuo intervento a garantire che il risultato finale allinei perfettamente ai tuoi obiettivi.

4. Fonti di informazioni: Quali dati deve utilizzare Copilot?

Indica chiaramente le fonti da cui vuoi che Copilot attinga. Che si tratti di documenti esistenti, articoli di ricerca o linee guida interne, la capacità di Copilot di incorporare informazioni pertinenti dipende dalla chiarezza delle tue indicazioni.

Integrazione fluida con Microsoft 365

Copilot per Microsoft 365 è disponibile come funzionalità potenziata dall’AI nelle applicazioni Microsoft 365. Questo significa che puoi accedere direttamente alle funzioni avanzate di AI nelle app che già utilizzi quotidianamente, come Word, Excel, PowerPoint e Teams.

Ad esempio, in Word, Copilot può aiutarti a iniziare un documento da una pagina bianca. Seleziona “Draft with Copilot” e inserisci il tuo prompt per ottenere un’iniziale outline, un riassunto o anche un contenuto esteso. Durante la scrittura, Copilot può affiancarti come assistente virtuale, offrendo suggerimenti di editing, creazione di sommari o controllo della chiarezza.

Uno dei grandi vantaggi è l’interoperabilità tra le applicazioni. Puoi trasformare facilmente un documento di Word in una presentazione di PowerPoint o estrarre note di riunioni da Teams per inserirle in un’email.

Scenario pratico: Lanciare un programma di mentoring estivo

Vediamo come Copilot può assistere diverse squadre coinvolte in un nuovo programma di mentoring per enti non profit:

  • Team di gestione del programma: Creazione di linee guida e manuali in Word
    • Copilot genera un manuale per il programma, descrivendo le fasi e includendo una checklist per mentori e mentee.
    • Viene fornito anche un calendario di esempio per incontri settimanali di 30 minuti.
  • Team di formazione: Creazione di presentazioni in PowerPoint
    • Copilot converte il manuale in una presentazione, organizzando le slide in maniera coerente.
    • L’esperto può poi rivedere e personalizzare il contenuto per soddisfare le proprie esigenze.
  • Team di marketing: Email di coinvolgimento dei volontari in Outlook
    • Copilot suggerisce miglioramenti al tono e alla formalità dell’email promozionale per il programma di mentoring.
    • Viene allegato il manuale per fornire ulteriori dettagli ai destinatari.
  • Team di raccolta fondi: Analisi delle donazioni in Excel
    • Copilot calcola le donazioni totali e individua i principali donatori da celebrare e riconoscere.
  • Attività amministrative: Cattura delle note delle riunioni in Teams
    • Copilot registra le note e fornisce un riepilogo dei punti chiave, semplificando il follow-up delle attività.

Purtroppo, l’efficienza di Copilot non sostituisce l’esperienza umana; piuttosto, la complementa. L’integrazione tra competenze umane e AI rappresenta un valore aggiunto per ottimizzare la produttività usando gli strumenti di Microsoft 365.

Continua a imparare

Esplora queste risorse per continuare a migliorare le tue competenze in Microsoft 365:

Nota: Questo articolo è stato creato in collaborazione tra l’autore e Microsoft Copilot.

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