Migliora l’efficienza nella gestione della posta con i nostri consigli su Outlook.
Nel mondo frenetico delle aziende moderne, la gestione efficace della posta elettronica è fondamentale, in particolare per assistenti esecutivi e delegati. La nuova interfaccia di Outlook per Windows offre una serie di funzionalità avanguardistiche che possono semplificare questa attività, migliorando l’organizzazione e la comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti pratici.
1. Filtri e regole per l’amministrazione della posta
Con il nuovo layout di Outlook, è possibile utilizzare il filtro di posta elettronica ‘ha inviti al calendario’ per rintracciare rapidamente le richieste di riunione. Inoltre, configurare una regola per spostare automaticamente le email ricevute per conto del tuo esecutivo in una cartella specifica può migliorare sensibilmente la gestione della casella di posta. Questo ti permette di categorizzare le email come preferisci, mantenendo tutto organizzato e accessibile.
2. Creazione di attività tramite drag and drop
Vuoi tenere traccia delle tue mansioni? È semplice! Basta trascinare le email su “Il mio giorno” per trasformarle direttamente in attività. Questa azione aiuta a mantenere il focus sulle priorità senza necessità di cambiare applicazione.
3. Fissare email per un accesso rapido
La funzione di pinning ti consente di mantenere un’email a portata di mano, in cima alla tua casella di posta. Questa funzionalità evita di dover cercare messaggi importanti, risparmiando tempo prezioso. Per fissare un’email, basta cliccare con il tasto destro sul messaggio e selezionare ‘Fissa’.
4. Programmare l’invio delle email
Nell’attuale contesto lavorativo ibrido, è possibile che il tuo giorno lavorativo non coincida con quello degli altri. Con Outlook, puoi facilmente pianificare l’invio delle email. Basta cliccare sulla freccia a discesa accanto al tasto ‘Invia’ e selezionare ‘Pianifica invio’ per scegliere il momento migliore.
5. Funzione Snooze per le email
Talvolta, alcune email sono rilevanti ma non urgenti. Con la funzionalità di Snooze, puoi decidere quando rivedere certe comunicazioni. Clicca con il tasto destro sull’email e scegli ‘Snooze’ per programmare la successiva notifica al tuo inbox, rendendo la gestione delle priorità più flessibile.
6. Condividere feedback
È importante che tu provi il nuovo Outlook e condivida le tue impressioni. Puoi inviare feedback sulla nuova esperienza di Outlook dal menu Aiuto > Feedback, specificando se sei un “assistente esecutivo” o un “delegato” quando aggiungi commenti. Questo aiuterà a migliorare ulteriormente il servizio.
Rimanere aggiornati sulle ultime funzionalità di Outlook è semplice: basta seguire la roadmap ufficiale di Microsoft. La guida fornita sarà anche disponibile come articolo di supporto, linkato qui non appena sarà pronto.