Il ruolo di Responsabile della Conservazione viene sempre più spesso esternalizzato. Analizziamo come questa decisione ha avvantaggiato Auta Marocchi, grazie alla collaborazione con Ifin Sistemi.
In un mondo sempre più digitalizzato, l’attività di conservazione documentale riveste un’importanza cruciale. In particolare, il ruolo del Responsabile della Conservazione è diventato uno dei pilastri imprescindibili per le aziende. Nell’evoluzione di questo ruolo, è emersa un’opzione sempre più popolare: l’esternalizzazione.
Esternalizzare le funzioni del Responsabile della Conservazione non solo risulta più efficiente dal punto di vista dei costi ma permette anche di avvalersi di partner tecnologici all’avanguardia e sempre aggiornati sulle tecniche generiche di conservazione oltre che sulle normative vigenti – elementi che si rivelano fondamentali per la sicurezza e l’integrità dei dati conservati. Un esempio eccellente di questa tendenza è fornito dall’azienda Auta Marocchi.
Auta Marocchi è una società storica operante nel settore delle componenti per ascensori da oltre 60 anni e con 11 milioni di fatturato annuale. L’azienda ha deciso di esternalizzare il ruolo del Responsabile della Conservazione, affidando la gestione della conservazione documentale a Ifin Sistemi, leader nella fornitura di servizi e soluzioni per la digitalizzazione documentale e per la conservazione sostitutiva.
L’esperienza positiva di Auta Marocchi con Ifin Sistemi dimostra la validità dell’approccio all’esternalizzazione. La collaborazione ha permesso all’azienda di adempiere in maniera impeccabile alle responsabilità di conservazione, garantendo al contempo il rispetto delle normative vigenti in materia di privacy e di sicurezza documentale.
Nello specifico, Ifin Sistemi ha fornito ad Auta Marocchi una piattaforma in cloud per la conservazione dei documenti, garantendo l’integrità e l’inalterabilità dei dati conservati. Ciò ha inoltre consentito un accesso più rapido e semplificato ai documenti, aumentando l’efficienza operativa in azienda.
Il caso di Auta Marocchi è solo un esempio di come esternalizzare le funzioni del Responsabile della Conservazione può rappresentare una strategia vincente per le aziende. Questo non solo ne semplifica le operazioni di conservazione e gestione documentale, ma garantisce un rispetto più completo ed efficace delle normative vigenti, a beneficio sia dell’azienda stessa che dei suoi clienti.
Per le aziende, è fondamentale tenere presente che la scelta di esternalizzare questo ruolo non significa perdere il controllo sulla gestione documentale, ma anzi, significa avvalersi di un partner attendibile e competente per la gestione della conservazione.