Miti e verità sulla corretta conservazione e gestione dei fascicoli cartacei dei dipendenti nell’era digitale.
Gestire i documenti cartacei del personale richiede rigorosità e precisione. Un’azione che sembra anacronistica in un mondo sempre più digitale, ma che ancora oggi riveste un’importanza non trascurabile. Infatti, nonostante l’avanzare della digitalizzazione, numerose realtà aziendali si trovano a dover organizzare, conservare e garantire la sicurezza dei fascicoli cartacei.
La formazione di un fascicolo del personale ben strutturato inizia dal momento dell’assunzione del dipendente e prosegue per tutta la durata del rapporto di lavoro. Tra i documenti che vi si trovano si includono: contratti, curricula, valutazioni delle prestazioni, certificati di malattia, e corrispondenza relativa al lavoratore. Ognuno di questi documenti possiede un valore legale e deve essere gestito nel rispetto delle normative vigenti, in particolare quelle relative alla privacy.
Quali sono allora le migliori pratiche da adottare? Primo fra tutti, l’importanza di adottare un sistema di archiviazione sia fisico che elettronico, consentendo una facile tracciabilità dei documenti. In secondo luogo, è fondamentale una meticolosa catalogazione, che permetta di individuare in maniera rapida e sicura ogni documento di interesse, evitando così lunghe ore di ricerca o, peggio ancora, la perdita di informazioni preziose.
È essenziale anche la definizione di chiare politiche di accesso, in modo che i dati sensibili siano consultabili solo dal personale autorizzato. Ciò minimizza il rischio di violazioni di dati e garantisce la conformità con le normative sulla privacy e sul trattamento dei dati personali. L’applicazione della digitalizzazione almeno parziale dei documenti, attraverso sistemi di scansione documentale affidabili, è un altro passo critico che aumenta l’efficienza e la sicurezza dei processi di gestione del personale.
Una corretta gestione dei fascicoli cartacei si rivela quindi essere una componente cruciale per l’operatività delle funzioni HR, ma anche un aspetto chiave per la tutela dei dipendenti e l’adempimento a requisiti legali che sanciscono la riservatezza e l’integrità delle informazioni personali.
Non bisogna inoltre sottovalutare l’importanza di un’accurata formazione del personale HR, che deve essere aggiornato non solo sulle best practices di gestione documentale, ma anche sulle ultime normative in materia di protezione dei dati. All’interno delle aziende, la sensibilizzazione sulla gestione dei documenti cartacei può assumere un ruolo significativo per la sicurezza dell’intera organizzazione.
L’aumento delle sfide poste dalla digitalizzazione e dalla cyber security, incoraggia perciò a una continua revisione delle politiche interne e alla ricerca di soluzioni tecnologiche avanzate che possono supportare un processo di transizione verso una gestione documentale maggiormente digitale ed efficiente.