Microsoft 365 Community Conference rivela come SharePoint possa potenziare l’elaborazione dei tuoi contenuti, offrendoti una gestione più efficiente e automatizzata grazie all’Intelligenza Artificiale.
Nell’epoca dell’informazione, l’efficace gestione dei contenuti risulta una sfida fondamentale per qualsiasi organizzazione. I metodi più tradizionali sono spesso manuali, suscettibili a errori e inefficienti. Qui nasce il valore di SharePoint: questa piattaforma offre un insieme di funzionalità per la gestione del contenuto basate sul cloud, sfruttando l’Intelligenza Artificiale per organizzare, processare e governare i tuoi contenuti con facilità e velocità.
Nella sessione della Microsoft 365 Collaboration Conference 2024, relatori di spicco del calibro di Chris Bortlik, Kristen Kamath e Sanjoyan Mustafi, hanno illustrato come SharePoint ed i suoi nuovi servizi premium possano aiutare a massimizzare il valore del tuo contenuto con l’elaborazione dei contenuti basata sull’IA. Questo non si traduce semplicemente in una lista di caratteristiche, ma viene mostrato attraverso scenari di business popolari che possono essere migliorati utilizzando contenuti AI, premium e altro ancora.
Cosa si Intende per “Elaborazione dei Contenuti Basata su IA”?
L’elaborazione dei contenuti basata su IA è un insieme di strumenti e funzionalità che SharePoint offre per analizzare, estrarre e agire sulle informazioni nei tuoi documenti. Utilizza modelli IA avanzati per comprendere il contenuto e il contesto dei tuoi file, e applica automaticamente metadati, tag, traduzioni, OCR e altro ancora. Inoltre, ti consente di semplificare i processi di lavoro incentrati sul contenuto, come la raccolta di firme, la generazione di documenti e l’annotazione di file.
Durante la sessione, è stato sottolineato come il vasto e complesso volume di dati non strutturati in Microsoft 365 metta in evidenza l’importanza delle soluzioni presentate. Si prevede che entro il 2025, l’80-90% della crescita dei dati sarà associata a dati non strutturati. Questa smisurata quantità di dati non strutturati, che ora includono anche l’aggiunta di circa 2,5 miliardi di documenti al giorno in Microsoft 365, porta a sfide nella reperibilità, sicurezza e conservazione dei contenuti. A questo punto, è stato presentato come l’IA possa fornire soluzioni.
Sfide Esistenti con l’Elaborazione dei Contenuti Basata su AI
Nella sessione, sono state presentate tre sfide chiave o scenari che potrebbero essere migliorati con l’IA dei contenuti:
- Sovraccarico di informazioni: Chris ha discusso su come “l’importanza dell’etichettatura” possa risolvere questa sfida, poiché è possibile utilizzare l’AI per scoprire e riutilizzare le conoscenze dai tuoi documenti, senza dover leggere e classificare manualmente grandi serie di documenti.
- Informazioni Perse: Puoi utilizzare l’IA per connettere e gestire il tuo contenuto, e migliorare la sicurezza e la governance con l’integrazione con Microsoft Information Protection. Chris ha discusso anche su come il non essere in grado di trovare contenuto possa essere considerato come informazione persa!
- Perdita di produttività: Puoi utilizzare l’IA per automatizzare la raccolta, l’ingresso e la categorizzazione del tuo contenuto, e ridurre il tempo e lo sforzo spesi per l’inserimento manuale dei dati e l’etichettatura. Questo si traduce in una riduzione degli ostacoli alla vera elaborazione dei dati.
In quali scenari l’Elaborazione dei Contenuti Basata su IA può essere di Aiuto?
Successivamente, sono stati presentati tre scenari in cui l’elaborazione dei contenuti basata su IA può ottimizzare la gestione del tuo…
… contenuto e i processi aziendali:
- Automazione dei processi aziendali: in un’entusiasmante dimostrazione, è stato presentato come si possa utilizzare l’AI per elaborare fatture, ricevute, contratti e altri documenti comuni. L’AI può estrarre informazioni chiave, quali importo totale, data di scadenza, nome del fornitore, ecc., oltre alla configurazione dell’auto-compilazione delle colonne, all’attivazione dei flussi di lavoro, all’annotazione dei file e alla creazione di documenti.
- Migrazione dei Contenuti: si è trattato di come si possa utilizzare l’IA per organizzare i tuoi contenuti durante la migrazione da altre fonti, come condivisioni di file, sistemi legacy o servizi cloud di terze parti. Si possono utilizzare le funzionalità di traduzione dell’IA in oltre 100 lingue e di OCR per rendere i file basati su immagini ricercabili e governabili.
- Raccolta di firme: Sanjoyan ha illustrato come si possa utilizzare la nuova soluzione di firma elettronica di SharePoint per richiedere e firmare documenti direttamente nell’ecosistema Microsoft 365 senza dover utilizzare logins o applicazioni extra. Si può anche integrare con Adobe Sign e DocuSign, e sfruttare gli avanzati strumenti di gestione dei contenuti di SharePoint, come interrogazioni di contenuto, assemblaggio di contenuti e l’archivio Microsoft 365 per costruire soluzioni attorno alla raccolta delle firme.