Scopri le nuove norme per la gestione dei metadati della posta elettronica nel contesto lavorativo secondo il Garante Privacy.
La corrispondenza via email rappresenta una delle forme di comunicazione più diffuse nel contesto lavorativo. Tuttavia, l’uso di quest’ultima comporta il trattamento di dati personali e metadati che rientrano sotto la tutela del privacy dei singoli utenti. Di conseguenza, il trattamento di tali informazioni è regolato da normative specifiche che ne disciplinano la conservazione e l’utilizzo.
Le linee guida stabilite dal Garante per la protezione dei dati personali entrano nel dettaglio del trattamento dei metadati associati ai messaggi di posta elettronica, ponendo l’accento sulla necessità di una regolamentazione attenta per garantire la privacy e la protezione delle persone.
Coloro che gestiscono sistemi di posta elettronica sono responsabili della verifica dei presupposti di liceità del trattamento di questi dati, come sancito dal GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Le imprese devono folgermente verificare l’adeguatezza delle proprie politiche e dei propri sistemi in termini di conservazione dei metadati.
Secondo le recenti direttive del Garante, le organizzazioni dovrebbero limitare la conservazione dei metadati delle email che comprendono dati come mittente, destinatario, data e ora di invio, oggetto e dimensione del messaggio, a un periodo massimo di sette giorni. Questo intervallo può essere esteso fino a un massimo di nove giorni qualora sussistano motivazioni valide e documentate.
Per periodi di conservazione superiori, i datori di lavoro sono tenuti a trovare un accordo con le rappresentanze sindacali o a richiedere un’autorizzazione specifica agli enti preposti, assicurando sempre la massima trasparenza nei confronti dei lavoratori, attraverso un’adeguata informazione sul trattamento dei loro dati personali.
Questo scenario apre la strada a un dibattito nazionale significativo e organismi quali Lepida stanno progettando di approfondire ulteriormente la tematica al fine di guidare al meglio le aziende nell’adeguamento a queste nuove disposizioni.