Scopri come trasformare i flussi di lavoro di Project Online con Power Automate, integrando funzionalità avanzate.
Nell’ambito della gestione di progetti e flussi di lavoro aziendali, l’automazione svolge un ruolo cruciale nell’efficienza operativa. Sempre più spesso, gli strumenti come Microsoft Power Automate si rivelano alleati strategici nel migliorare i workflow, come evidenziato nella seconda parte della serie “Using Power Automate for Project Lifecycle Workflows in Project Online”.
Perché Migrare a Power Automate?
In contesti in cui Project Online soddisfa appieno le esigenze aziendali, può non esserci la percezione immediata di un bisogno di cambiamento. Tuttavia, adottare Power Automate significa muoversi verso una direzione più flessibile ed efficiente, sfruttando potenti integrazioni con l’ecosistema Microsoft 365 e oltre, grazie ai numerosi connettori esterni.
Il Processo di Automazione nel Dettaglio
L’automazione tramite Power Automate inizia con la creazione del progetto, impostando vari parametri, pubblicandolo per assicurarsi che sia accessibile da Power Automate stesso. Si può anche scegliere di inviare avvisi via email in questa fase. Una volta completato questo passaggio, si utilizza una specifica funzionalità di Power Automate: l’invio di “Adaptive Cards” in Teams per raccogliere feedback o informazioni, sostituendo le Project Detail Pages tradizionali.
Come Funzionano le Adaptive Cards
Le Adaptive Cards rappresentano uno strumento neutrale rispetto alla piattaforma per condividere e visualizzare informazioni in modo semplice, senza la necessità di personalizzare CSS o HTML. Codificate in formato JSON, queste card si trasformano automaticamente nell’interfaccia grafica utente all’interno di Teams, permettendo scambi di informazioni coerenti tra Teams e servizi terzi.
Interazione con i campi personalizzati di Project Online
Le informazioni vengono catturate nelle Adaptive Cards e successive risposte possono essere interpretate per configurare variabili o eseguire chiamate API REST verso SharePoint per aggiornare i campi personalizzati di Project Online. Lo scopo è gestire vari tipi di dati, dal semplice valore numerico a selezioni più complesse tramite tabelle di riferimento.
Iniziare il Workflow con Power Automate
Si definiscono le variabili interne che rappresentano i campi personalizzati da impostare nel progetto. Con le Adaptive Cards, si abilita l’utente a scegliere opzioni o inserire dati che verranno successivamente registrati in Project Online dopo essere stati processati dal flusso di lavoro di Power Automate.
Reagire alle Risposte Ricevute
Una volta che l’Adaptive Card viene compilata e inviata, i dati raccolti vengono trasformati in formato JSON pronto per essere analizzato e usato per aggiornare i campi personalizzati in Project Online, di seguito si pubblica il progetto con le nuove informazioni raccolte.
Il Potenziale di Power Automate
L’approccio proposto dimostra come Power Automate possa offrire una metodologia avanzata ed efficiente per gestire flussi di lavoro complessi come quelli della gestione del ciclo vitale di un progetto, valorizzando la collaborazione e l’integrazione.