Scopriamo le diversità nelle metriche di spazio su SharePoint e l’impatto di metadati, versioni e file cancellati.
La questione dello spazio di archiviazione utilizzato dai siti SharePoint può sembrare banale ma nasconde complessità spesso sottovalutate. Che cosa si intende per dimensione totale dei siti? Si includono solo le ultime versioni dei file o anche le precedenti? E i metadati o i file nel cestino?
Esplorando le metriche relative allo spazio di archiviazione in SharePoint (e OneDrive), emergono diversi aspetti da tenere in considerazione. Utilizzando strumenti distinti come l’interfaccia utente di SharePoint, il Centro Amministrativo, PowerShell e Microsoft Graph Data Connect per SharePoint, si può osservare come le dimensioni di archiviazione vengano riportate in maniera differente.
Tipologie di dimensioni di spazio da considerare
Esistono diverse dimensioni di spazio archiviato per un sito SharePoint, inclusi:
- Spazio Utilizzato – Tipicamente riferito a tutto lo spazio, incluse le versioni precedenti dei file e i cestini.
- Metrics delle dimensioni totali – Questo numero rappresenta lo spazio totale, incluse le versioni precedenti, ma esclude i cestini.
- Dimensione dei Metadati – Quantità di spazio usato dai metadati, solitamente minima se non si gestisce un elevato numero di file piccoli.
- Dimensioni dello Stream Totale dei File – La dimensione delle ultime versioni dei file, note anche come “dimensione della versione corrente”.
Rilevante è anche la dimensione delle versioni precedenti, che può incrementare significativamente se i file sono soggetti a continue modifiche. Per i file cancellati, la loro dimensione nel cestino non è inclusa nel totale, ma fa parte dello Spazio Utilizzato.
Strumenti per la verifica dello spazio
Per controllare lo spazio utilizzato dai siti SharePoint, sono disponibili strumenti come:
- Interfaccia utente client di SharePoint – Accessibile agli utenti o agli amministratori per visualizzare lo spazio occupato dalla versione attuale dei file.
- PowerShell – Gli amministratori possono richiamare il comando Get-SPOSite per ottenere lo Spazio Utilizzato di ogni sito, generalmente arrotondato in megabyte.
- Rapporti del Centro Amministrazione SharePoint – Offrono una visione complessiva dello Spazio Utilizzato a livello generale e per siti singoli.
- Microsoft Graph Data Connect – Questo strumento consente di estrarre una lista dettagliata di tutti i siti SharePoint e OneDrive, comprese le dimensioni dello spazio utilizzato e altre metriche.
Esperimenti con siti di test
Un interessante esperimento consiste nella creazione di quattro diversi siti SharePoint con l’obbiettivo di analizzare come le diverse metriche dello spazio vengano riportate dai vari strumenti. Questi includono un sito “vuoto”, uno con file mai modificati, uno con file cancellati e infine uno con versioni precedenti dei file.
È possibile creare questi siti di test in modo relativamente semplice, seguendo le istruzioni per la creazione di nuovi siti dal client di SharePoint. Per simulare differenti scenari di utilizzo di spazio, si possono caricare file, cancellarli o sovrascriverli, per poi osservare le variazioni nelle metriche di spazio relazionate.
Analisi dei risultati
Gli esiti degli esperimenti possono confermare che i metadati occupano uno spazio considerevole solo nel caso di molti piccoli file. La dimensione complessiva dei file eliminati può influenzare significativamente quella dello spazio utilizzato, mentre i file di versioni precedenti aumentano il totale solo se vi sono stati frequenti cambiamenti ai file.
Si raccomanda di sfruttare i dati dettagliati forniti da Microsoft Graph Data Connect per analisi approfondite sulle metriche di spazio in SharePoint e OneDrive, assicurandosi di considerare tutti i fattori di cui sopra nel calcolo delle dimensioni di archiviazione dei siti.